Geschäftskommunikation: gängige Typen, Merkmale und Fehler
Wir leben in einer Gesellschaft, in der ein großer Teil des Arbeitsmarktes auf das Geschäftsumfeld abgestimmt ist. Unabhängig davon, ob es sich um große multinationale Unternehmen, kleine und mittlere Unternehmen, Familienunternehmen oder sogar um einzelne Dienstleistungen handelt, müssen alle berücksichtigen, dass ein wesentliches Element für ihr Überleben die Kohärenz in der Organisation und Kommunikation zwischen ihren Parteien ist, um sich zu vereinen und ein gemeinsames Ziel anzustreben.
In diesem Sinne können wir das bestätigen Geschäftskommunikation ist eines der Schlüsselelemente einer Organisation Besonders wenn es etwas komplex ist, richtig funktioniert und sich anpassen und überleben kann. Und es geht um diese Kommunikation darüber, worüber wir in diesem Artikel sprechen werden.
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Was ist Geschäftskommunikation?
Darunter versteht man die geschäftliche Kommunikation zu den Prozessen, die von einem Unternehmen oder einem Teil davon durchgeführt werden, um Reiseinformationen zu erstellen, sowohl intern zwischen verschiedenen Abteilungen oder Stellen des Unternehmens als auch, wenn wir über die Kommunikation des Unternehmens sprechen mit der Außenseite.
Es ist wichtig zu wissen, dass eine solche Kommunikation in der Regel nicht nur die Möglichkeit beinhaltet, die Informationen auszugeben, sondern auch die Tatsache, dass sie Informationen erhalten hat: Wir stehen vor einem gegenseitigen Datenaustausch .
Eine gute geschäftliche Kommunikation spricht dafür, dass alle Mitglieder des Unternehmens motiviert bleiben können und dass ihre Handlungen bekannt sind, wodurch die Unsicherheit von Arbeitern und Führungskräften in Bezug auf den Zustand desselben verringert wird. Es erleichtert auch die Interaktion und verbessert die Arbeitsumgebung Darüber hinaus können Sie die Produktivität verbessern und auf alle Eventualitäten optimal reagieren.
Allgemeine Ziele
Die Ziele der Geschäftskommunikation sind leicht verständlich. Intern ermöglicht dies einerseits die Erstellung einer kohärenten Organisation und das Teilen der Informationen und Ergebnisse, die von den verschiedenen Abteilungen oder Arbeitern erlangt werden, sowie die Ziele und Unternehmensvisionen des Unternehmens, die generiert und übermittelt werden.
Auch erleichtert das Verständnis dessen, was von jedem Arbeiter erwartet wird sowie das Verständnis der Realitäten, denen sich jeder von ihnen stellen muss. Es erleichtert auch, dass alle in dieselbe Richtung arbeiten und neue Wege der Wahrnehmung ihrer eigenen Verantwortung erlernt werden können.
Auf der Kommunikationsebene mit der Außenwelt ist die Geschäftskommunikation unerlässlich, um mit den Medien in Kontakt zu treten und ein positives Image des Unternehmens zu generieren sowie die Zielgruppe zu analysieren und ihre Bedürfnisse einzuschätzen. Außerdem können wir lernen, potenzielle Kunden anzuziehen und die Veränderungen zu bewerten, die in der dynamischen und fließenden Gesellschaft, in der wir leben, inhärent sind. Dies ist von grundlegender Bedeutung, um mögliche Schwierigkeiten zu antizipieren und sich an die Umwelt anzupassen.
Für eine effiziente Kommunikation ist es erforderlich, dass das Unternehmen selbst wirksame Kanäle dafür schafft und durch seine Aktionen die Informationsübertragung ermöglicht, Kommunikationsmittel generiert und auch aktiv arbeiten, damit keine Unsicherheit besteht In Bezug auf das, was innerhalb der Organisation angefordert und gesucht wird.
Es ist auch wichtig, an formellen und informellen Aspekten zu arbeiten und die Bedürfnisse und Gedanken der verschiedenen Arbeitnehmer zu bewerten. Empathie ist ebenso grundlegend wie eine gute Regulierung und Planung von Kommunikationsmechanismen.
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Verschiedene Arten der Geschäftskommunikation
Nicht alle Unternehmen und Organisationen kommunizieren auf dieselbe Art und Weise verschiedene Arten und Klassifizierungen der Geschäftskommunikation basierend auf verschiedenen Kriterien.
1. Intern und extern
Der erste ist derjenige, der die Unterscheidung zwischen interner und externer Kommunikation festlegt, der erste ist derjenige, der zwischen den verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern des Unternehmens selbst stattfindet, und der zweite, der darauf abzielt, eine Kommunikation mit der Umgebung herzustellen.
2. Bidirektional und monodirektional
Ebenso können wir Geschäftskommunikationsstile mit mehr oder weniger hoher Interaktivität finden, indem wir aus der gebräuchlichsten bidirektionalen Kommunikation herausfinden, in der Sender und Empfänger interagieren und Informationen austauschen, bis zu der monodirektionalen, in der nur eine Nachricht gesendet wird. in der Regel von Machtpositionen an einen Empfänger, der keine Antwortmöglichkeit hat .
3. Aufsteigend, absteigend und horizontal
Innerhalb der internen Geschäftskommunikation einer Organisation können wir drei große Typen finden, abhängig von dem Punkt, an dem die Informationen beginnen, und der Position zwischen dem Absender und dem Empfänger derselben Kommunikation. Wir sprechen von absteigender Kommunikation, wenn der kommunikative Vorgang von einem Sender ausgeführt wird, der eine höhere Gebühr als der Empfänger hat.
Wenn der Untergebene die Nachricht an seinen Vorgesetzten sendet, sprechen wir von Aufwärtskommunikation. In beiden Fällen stünden wir vor einer Art vertikaler Kommunikation, dh einer Kommunikation, bei der Die Subjekte, die den kommunikativen Akt aufrechterhalten, haben ein Ungleichheitsverhältnis in Bezug auf die Macht (es gibt eine Hierarchie zwischen ihnen).
Die andere große Art der Kommunikation ist die horizontale Kommunikation, die zwischen Personen aufgebaut wird, die dieselbe Position haben und sich auf derselben Hierarchieebene befinden.
4. Formell und informell
Abschließend sei darauf hingewiesen, dass es in der Geschäftskommunikation zwei verschiedene Arten von Kommunikationskanälen gibt: formale und informelle. Die erste ist, wo die technischen Aspekte normalerweise behandelt und mit den Aufgaben selbst verknüpft werden, eine Art respektvoller Kommunikation sind und auf den Grund und das Ziel des Unternehmens ausgerichtet sind.
In der informellen Kommunikation jedoch Flexiblere und natürlichere Kommunikationen werden normalerweise hergestellt konzentrierte sich in erster Linie auf zwischenmenschliche Beziehungen und hatte oft den größten Einfluss auf das Arbeitswohl. Letztere variiert stark, je nachdem, wer sie ausführt und den Arbeitsplatz überschreiten kann, da sie von der Organisation nur schwer kontrolliert werden kann.
Mögliche Bedrohungen für eine gute Kommunikation
Die Aufrechterhaltung einer effizienten Geschäftskommunikation ist grundlegend, aber nicht einfach. Dabei ist zu berücksichtigen, dass in möglicherweise auftretenden Situationen ein hohes Maß an Variabilität besteht, ebenso wie das Vorhandensein von Missverständnisse, Missbrauch und Schwierigkeiten bei der Kommunikation eines Unternehmens .
1. Mangel an Konsistenz
Einer der Faktoren, die am meisten Einfluss darauf haben, dass Kommunikation wirklich nützlich ist, ist die Glaubwürdigkeit des Emittenten und die Gegenleistung, die dem Empfänger der Nachricht gezeigt wird, wie zum Beispiel das Vorhandensein von Dissonanzen zwischen dem Gesagten und dem Gesagten. ist getan, die Emittenten nicht zu behalten eine Art und Weise, im Einklang mit den ausgegebenen Nachrichten zu handeln .
Letzteres kann bei allen Mitarbeitern des Unternehmens vorkommen, unabhängig von ihrer hierarchischen Position oder wenn sie mit einem Vorgesetzten, Untergebenen oder jemandem auf derselben Ebene der Hierarchie sprechen, und führt zu ernsthaften Auswirkungen für beide Subjekte (abhängig von der Situation) kann als schlecht angesehen oder sogar abgewiesen werden) wie für die Organisation (das Vertrauen der Person wird geringer und die Position sogar in der Organisation hoch sein).
In gleicher Weise und beispielsweise bei großen Unternehmen mit einer großen Anzahl von Abteilungen, wenn möglicherweise Abweichungen zwischen den Autoritäten oder Referenzen innerhalb des Unternehmens vorliegen könnte eine Situation erzeugen, in der der Arbeitnehmer nicht wirklich weiß, welche Führung folgen soll etwas, das Frustration und Misstrauen erzeugen kann.
Ebenso muss mit der Interpretierbarkeit der Botschaften sehr sorgfältig vorgegangen werden, da die Existenz von Ambivalenz dazu führen kann, dass verschiedene Abteilungen oder Arbeiter entgegengesetzte Dinge interpretieren. Was die Geschäftskommunikation anstrebt, ist genau die interne Organisation und Kohärenz, so dass unklare Nachrichten mit unterschiedlichen Interpretationen zu Unsicherheiten und Zweifel bei den Empfängern der Nachricht führen können.
2. Mangel an emotionaler Verbindung
Ein weiteres Problem ist die Art und Weise, wie die Kommunikation stattfindet. In einigen Organisationen kann es zum Beispiel schwierig sein, ein Gefühl der emotionalen Bindung zu erzeugen, was bei Arbeitern weniger Engagement und Produktivität erzeugen kann und bei den Nutzern mangelndes Interesse und die Suche nach anderen Alternativen. Es ist notwendig zu schätzen, dass alles, was getan wird und selbst was nicht ist, ist grundsätzlich kommunikativ.
Daher ist die Nachricht selbst nicht nur wichtig, sondern auch die Art und Weise, in der sie übertragen wird: Sie ist nicht dieselbe oder eine E-Mail wie ein persönliches Treffen oder die Suche nach einem echten Kontakt.
3. Den Kontext nicht verstehen
Es sollte auch geschätzt werden die Anpassung an die aktuelle Situation und den sozialen Fortschritt sowie die Besonderheiten der Situation selbst. In einer zunehmend globalisierten Gesellschaft, in der neue Technologien gleichzeitig eine unmittelbare Kommunikation mit einer großen Anzahl von Menschen ermöglichen, kann es zum Beispiel erforderlich sein, Kommunikationsstrategien zu analysieren und in diese zu investieren, die die Macht von Netzwerken berücksichtigen und wie Sie die gewünschten Informationen richtig übermitteln und den Kontakt mit potenziellen Kunden aus anderen Regionen der Welt bewerten.
Ebenso ist es notwendig, die eigene Situation des Unternehmens zu beurteilen, um nicht mehr unternehmen zu können, als dies möglich ist, sondern um die Situation des Unternehmens insgesamt zu berücksichtigen.
Ein anderes Problem könnte der Inhalt der Nachrichten sein, die ausgegeben werden: Es ist möglich, dass die Kommunikation zwar vorhanden ist, der Inhalt jedoch nicht übertragen wird oder nicht verständlich gemacht wird. Es ist möglich, dass es sich auf eher ergänzende Aspekte konzentriert und z. B. die Ausrichtung oder die Ziele eines bestimmten Postens verhindert. oder dass sie das Vorhandensein eines Wissens, das niemals explizit gemacht wurde, für selbstverständlich halten .
4. Isolation und mangelnde Kommunikation
Schließlich ist vielleicht das wichtigste Problem, das sich aus allen vorhergehenden extrapolieren lässt, die Möglichkeit, dass es keine echte Kommunikation gibt.
Das deutlichste Beispiel ist die stabile und kontinuierliche Nutzung der monodirektionalen Kommunikation, die zu einer Stagnation und einem Unverständnis darüber führen kann, was in der Organisation selbst passiert. Glücklicherweise wird es heute am wenigsten verwendet, weil es am wenigsten effizient und nützlich ist.
Es ist auch möglich dass die verschiedenen Positionen nicht über die geeigneten Mechanismen verfügen, um Kontakt aufzunehmen Selbst wenn ihre Meinungen gehört werden sollten, gibt es weniger Möglichkeiten für Feedback oder sogar, dass verschiedene Teile des Unternehmens keinen Kontakt miteinander haben. Diese Interaktion muss aktiv angeregt werden.
Literaturhinweise:
- Andrade, Horacio. (2005). Interne organisatorische Kommunikation: Prozess, Disziplin und Technik. Spanien: Gesbiblo, S.L.
- Brillouin, L. (2004). Wissenschafts- und Informationstheorie. Mineola, New York: Dover.
